Le numérique prend de plus en plus de place dans la vie professionnelle. La crise sanitaire et économique oblige les entreprises à repenser leurs manières de travailler. Vous souhaitez connaître les différentes opportunités existantes en matière de digitalisation ? Notre article fait le point sur la question.
Les principes généraux de la digitalisation d’une activité
La digitalisation est entendue comme étant le processus permettant de traduire certaines activités, services ou missions en « langage numérique » . Il s’agit d’une opportunité réelle pour les entreprises dans la mesure où les gains de productivité sont potentiellement conséquents. En effet, le numérique va permettre de travailler plus rapidement, avec davantage d’efficacité et en réalisant moins d’erreurs.
La digitalisation s’inscrit au cœur de la stratégie de certains entrepreneurs souhaitant proposer plus de qualité de service en utilisant moins de ressources. En règle générale, la digitalisation peut se déployer autour de trois axes fondamentaux :
- L’organisation administrative et comptable de l’entreprise. Il s’agit alors d’utiliser le numérique pour réduire le temps passé à la gestion courante et à la direction de son entité professionnelle.
- Les services proposés. Une partie plus ou moins grande d’une offre professionnelle peut être proposée à distance, en démultipliant les possibilités et le nombre de clients potentiels.
- Le reporting et la conquête de nouveaux marchés. Les outils numériques vont alors permettre de collecter des informations utiles pour améliorer son offre en temps réel.
Chacun de ces axes va alors comprendre des sous-enjeux que nous allons voir plus bas.
Améliorer l’organisation de son patrimoine documentaire
La digitalisation d’une activité passe, en premier lieu, par la gestion et l’organisation de ce que l’on appelle le « patrimoine documentaire » . Il s’agit alors d’optimiser les canaux d’accès aux documents essentiels d’une entreprise.
Ainsi, un entrepreneur indépendant peut effectuer les tâches suivantes :
- L’analyse et l’étude des différentes solutions en matière de conservation du patrimoine documentaire (papier ou numérique) ;
- La constitution d’une arborescence pour structurer l’archivage des documents numériques ;
- La définition des restrictions d’accès aux dossiers numériques.
L’optimisation de son accès aux documents va permettre, à l’entrepreneur indépendant, de les trouver plus rapidement. Il s’agit d’un gain de temps non négligeable et une source de confort supplémentaire.
Enfin, une bonne gestion de son patrimoine documentaire va permettre de sécuriser l’ensemble des données en lien avec son activité. Ainsi, un entrepreneur indépendant va plus facilement protéger les informations de ses clients ou garder la confidentialité des travaux en cours.
La sécurité des data n’est pas une question à prendre à la légère dans la mesure où le piratage industriel commence à devenir un problème central. Le Ministère de l’Économie et des Finances a mis en avant les techniques utilisées par les pirates pour voler des données. Si le pishing (ou hameçonnage) reste la méthode la plus connue, il en existe malheureusement bien d’autres.
Digitaliser une partie de son offre
De plus en plus d’entreprises décident de digitaliser certains pans de leur offre. Ainsi, il est possible de commercialiser, à distance, des biens comme des services.
Le e-commerce permet de vendre sa production à une clientèle extrêmement large. Néanmoins, les visiteurs d’un site peuvent avoir besoin de conseils et d’accompagnement. Ainsi, certaines entreprises développent des chatbots. Ces logiciels vont engager une conversation automatique avec les visiteurs pour les aiguiller. Ils fonctionnent 24h/24 et 7j/7 et digitalise une partie de la relation client.
Les formations en ligne font partie des types d’offres qui sont les plus couramment « digitalisables ». En effet, au lieu d’organiser des sessions de formation à destination d’une clientèle limitée dans des locaux d’entreprises, un entrepreneur peut concevoir des formations à distance. Ainsi, le volume de clientèle est démultiplié puisqu’il n’existe pas de seuil maximum.
Néanmoins, pour les offres de formations en ligne, nous conseillons de respecter les procédures de certifications des formations professionnelles. Il s’agit d’un élément important permettant aux personnes formées d’avoir une prise en charge des coûts de formation.
Prospecter en s’adaptant aux profils de clients
La prospection s’organise, de manière générale, par des contacts physiques. Ainsi, les professionnels utilisent les conférences, workshops et salons pour se faire connaître auprès de la clientèle.
Bien avant la crise sanitaire, la prospection commerciale numérique avait tendance à gagner en importance. La distribution de cartes de visite lors d’événements devenait davantage une stratégie complémentaire. Avec l’annulation d’un certain nombre de rassemblements professionnels, il apparaît alors comme essentiel d’accélérer la digitalisation de la prospection commerciale.
Un professionnel indépendant peut prendre en compte les éléments suivants :
- Etudier l’existence de platefomes de mise en lien entre clients et prestataires. Ces sites facilitent grandement le travail de prospection.
- Cibler uniquement les réseaux sociaux où sa clientèle est activement présente. Il n’est pas nécessaire de s’éparpiller sur une multiplicité de canaux de communication.
- Proposer un contenu expert et de qualité sur son site professionnel. Ce contenu va permettre d’accrocher les prospects et sera plus efficace que la simple présentation de son offre.
Réaliser du reporting complet et flexible
La digitalisation d’un grand nombre de volets en lien avec son entreprise va permettre de faciliter l’évaluation des actions. Ainsi, un entrepreneur va pouvoir traiter les données de ses clients pour identifier les offres qui ont fonctionné et celles moins.
Il existe un certain nombre de logiciels, en format « tableau de bord » , permettant d’analyser les ventes, les profils de clients et leur provenance. L’adoption de ces logiciels peut être un investissement non négligeable pour gagner en compréhension de son marché. Il s’agit aussi d’un travail permettant de penser de nouvelles offres et donc de construire la croissance de demain.
L’administration de l’entreprise
En dernier point, il convient de préciser que la digitalisation concerne également les formalités obligatoires des entreprises. Ainsi, un professionnel indépendant peut réaliser ses déclarations de TVA mensuelles par voie numérique. Il en est de même pour le règlement des autres impôts ou pour le dépôt des comptes.
L’utilisation des moyens numériques de l’État permet alors un gain de temps non négligeable en plus d’offrir un espace de stockage des documents sociaux et fiscaux.
