Vous êtes freelance ou souhaitez le devenir ? Vous vous interrogez sur les obligations administratives, sociales et comptables des freelances indépendants ? En effet, il n’est pas toujours facile de concilier le cœur de métier avec les contraintes entrepreneuriales annexes. Si l’on n’y prend pas garde, ces obligations peuvent rapidement devenir préjudiciables. Notre article fait le point, pour vous aider à surmonter les difficultés de l’entrepreneuriat.
Qu’est-ce qu’un freelance ?
D’un point de vue strictement légal, un freelance ne dispose d’aucun statut spécifique. En règle générale, il s’agit d’un professionnel qui exerce seul son activité. Il peut alors opter pour la forme juridique de l’entreprise individuelle, que l’on connaît mieux sous le nom de micro-entreprise. La création de ce type d’entreprise reste très rapide même si la plupart ne durent pas dans le temps.
Un professionnel freelance peut également choisir la création d’une entité propre avec les statuts de l’EURL ou la SASU. Les coûts de création et les exigences administratives sont plus élevés, mais la responsabilité est limitée. Contrairement à la micro-entreprise, il existe une distinction entre le patrimoine personnel et professionnel. Cette disposition est particulièrement utile en cas de faillite.
En résumé, un freelance dispose souvent d’une image de professionnel libre. Il exerce son activité depuis des lieux parfois atypiques . Bien souvent, un professionnel freelance possède les qualités de ses défauts. Ainsi, sa grande liberté peut refroidir certains clients, réticents à confier des missions de long terme.
L’importance des déclarations sociales des professionnels indépendants
Un professionnel indépendant ne doit pas négliger cette partie. En effet, chaque mois ou trimestre (en fonction du statut et de l’option choisie), chaque indépendant doit réaliser une déclaration portant sur les cotisations sociales.
Ces cotisations sociales se calculent sur la base du chiffre d’affaires HT et donnent droit à certaines prestations sociales. Il convient de souligner que les professionnels indépendants ont beaucoup moins de droits que les salariés (y compris les salariés en portage salarial).
Cette mission doit se réaliser avec rigueur au risque de devoir régler des pénalités. En effet, les services de recouvrement des prestations sociales surveillent les montants déclarés. La réalisation de ces déclarations suppose donc de mettre en place un suivi des encaissements et des règlements des factures.
La question du patrimoine documentaire
Le lancement d’une activité suppose de mettre en place un process de conservation et de protection des documents. En effet, un freelance indépendant doit donc conserver :
- les devis et factures (ces dernières doivent d’ailleurs respecter un ensemble d’obligations et s’inscrire dans un ordre chronologique) ;
- les courriers et échanges avec les services administratifs ;
- l’historique des déclarations et des paiements ;
- les autres documents (techniques, technologiques, industriels…) en lien avec l’activité ;
Le non-respect des règles fondamentales risque de porter préjudice aux professionnels indépendants. En effet, la perte d’un document ou d’une information est une atteinte à ses capacités de gestion et à sa crédibilité.
Le dépassement des seuils de chiffre d’affaires
Les freelances en micro-entreprise bénéficient de contraintes allégées. Néanmoins, ces dispositions plus simples peuvent disparaître en cas de dépassement d’un certain niveau de chiffre d’affaires .
Ainsi, dans le cas d’une activité de commerce, le seuil est de 170 000 € contre 70 000 € pour des prestations de service. Ces dépassements ont des conséquences réelles sur les obligations à respecter. En effet, le régime de TVA n’est plus le même et l’enregistrement des bénéfices varie.
L’administration fiscale accorde, toutefois, un délai de tolérance d’une année. En cas de dépassement durable et prévisible du chiffre d’affaires, il est donc essentiel de préparer le changement de statut.
Les obligations commerciales
Le lancement d’une activité professionnelle suppose de respecter la législation en la matière. Ainsi, un freelance doit se conformer au Code de commerce, au Code de la consommation ou au Code de la propriété intellectuelle.
Les professionnels indépendants doivent également assurer un suivi des paiements des clients. En tant que freelance, il est possible de rencontrer des clients mauvais payeurs. Dans ce cas de figure, le litige peut être porté devant le Tribunal de Commerce.
Il est important qu’un professionnel freelance s’informe sur les assurances existantes afin d’éviter les problèmes qui peuvent survenir.
Professionnels indépendants : faites attention aux fausses obligations
Il existe une arnaque bien connue lorsqu’un professionnel commence sa nouvelle activité. Elle consiste à envoyer un courrier, apparemment officiel, appelant le nouveau professionnel à s’inscrire sur un registre professionnel. Cette inscription n’est, en rien, obligatoire, mais peut générer un surcoût inutile si on manque d’attention.
Cet exemple peut être décliné en une multitude de cas de figure similaires. Ainsi, un professionnel indépendant doit bien s’informer sur les démarches légales obligatoires. Certaines entreprises mal intentionnées profitent de ce flou du début de la création pour essayer de vendre des services superflus.
Il apparaît donc comme essentiel d’éviter les fausses contraintes et obligations. Le freelance indépendant va alors gagner du temps et préservera sa trésorerie.
La solution du portage salarial
Le monde de l’entrepreneuriat recouvre un éventail large de professionnels indépendants. Ces derniers ne sont donc pas toujours des spécialistes des tâches administratives et comptables. Ainsi, un professionnel freelance peut rapidement se laisser déborder par l’accumulation de ce travail chronophage (nous vous conseillons, à ce titre, notre article sur la gestion administrative ). Dans certains cas, cela peut conduire au burn-out ou même à la cessation d’activité alors que l’expertise du professionnel n’est pas remise en cause.
Il apparaît donc comme essentiel de ne pas se laisser piéger par l’ensemble de ces contraintes administratives, sociales ou comptables. Afin d’éviter ces écueils, certains freelances optent pour le portage salarial. Ces missions sont alors déléguées à un tiers expert : une société de portage salarial. Le professionnel freelance peut ensuite se concentrer uniquement sur le travail en lien avec son expertise.
Vous vous trouvez dans une situation où votre clientèle augmente et vous craignez de ne pas faire face aux contraintes annexes à votre activité ? Le portage salarial peut être une solution pour vous aider à gagner en efficacité, en sécurité juridique et en confort.
