Les contraintes administratives représentent une part non négligeable du travail d’un indépendant. Souvent complexe, l’administratif prend du temps sur le cœur de métier exercé. Il existe alors deux possibilités : adopter une organisation optimale ou déléguer à un assistant professionnel.
Indépendant : les 5 clés pour s’organiser
Il existe ainsi un ensemble de techniques permettant d’optimiser le travail administratif. Nous vous livrons donc 5 conseils pour organiser son travail efficacement.
1. Classer et archiver les documents
Un indépendant perd souvent du temps à rechercher le document adéquat pour réaliser une formalité administrative. Ainsi, pour éviter ces désagréments, il convient de :
- conserver les documents essentiels en format papier et électronique.
- synchroniser ses documents électroniques dans un Cloud pour sécuriser leur stockage.
- concevoir une arborescence du stockage des documents.
- faciliter l’accès aux documents régulièrement consultés (factures, devis, relevés bancaires…).
- garder à l’esprit les durées minimales de conservation des documents.
Il convient aussi de noter que l’article 1316-1 du Code Civil établit une équivalence probatoire entre un document papier et numérique. La transition numérique peut alors devenir un réel assistant pour gérer son patrimoine documentaire.
2. Choisir des logiciels ERP
Les logiciels ERP (Enterprise Resource Planning) offrent également de multiples fonctionnalités qui peuvent plaire aux indépendants :
- La programmation automatique des devis
- La génération des factures et leur stockage dans un Cloud
- Les relances automatiques aux clients en attente de paiement
Ces logiciels peuvent devenir votre meilleur assistant. Ils automatisent certaines missions et permettent une mise à jour facilitée des documents. En effet, un changement de dénomination, de logo, de capital social ou de siège social s’applique immédiatement sur l’ensemble des devis et factures.
Il existe également des applications mobiles permettant de mieux organiser son travail administratif et sa prospection commerciale. Ces assistants peuvent être d’une aide précieuse (lisez notre article à ce sujet ).
3. Suivre des formations
Les formations peuvent aider à comprendre les formalités administratives pour y répondre plus rapidement. Un entrepreneur indépendant peut alors décider d’allouer une partie de son temps à sa formation personnelle.
Il convient de noter que des financements existent pour les formations professionnelles. En tant que salarié, un professionnel acquiert des droits à la formation. Il peut utiliser ses droits lorsqu’il devient indépendant en consultant le site du Compte Personnel d’Activité. Il existe également des financements pour comprendre la création d’entreprise.
4. Encadrer les relations partenariales
Les litiges et les incompréhensions avec les partenaires (clients ou fournisseurs) peuvent également être source de perte de temps. Lorsque les problèmes surviennent, le professionnel indépendant doit alors consulter l’ensemble des documents de cadrage pour faire valoir ses droits.
Afin d’éviter de perdre du temps dans ses relations commerciales, il convient d’encadrer le processus de chaque prestation :
- La signature d’un devis clair et détaillé au maximum
- La définition du détail de chaque étape d’une prestation et la date estimée de livraison
- La précision du mode et de la date limite de règlement. Il est possible de prévoir des escomptes et/ou des pénalités de retard.
Les exigences qu’un entrepreneur indépendant fixe à ses clients s’appliquent également lorsqu’il passe des commandes à ses fournisseurs. La clarté des relations commerciales représente un gain de temps et de sérénité non négligeable.
5. Mettre en place un tableau de bord
Le suivi administratif peut être facilité grâce à certains outils de prévisions comptables. Parmi les outils les plus pertinents pour les indépendants, nous avons donc :
- Le budget de trésorerie. Ce document permet d’indiquer les encaissements et les décaissements en cours. Un budget de trésorerie se réalise sur la période de son choix, allant du mois en cours à plusieurs mois. Ce suivi prévisionnel permet d’anticiper le niveau de disponibilités bancaires et d’opter pour des solutions optimales. Cette anticipation représente un réel gain de temps par rapport aux solutions de dernières minutes.
- Le suivi de la TVA. Un entrepreneur indépendant soumis à la TVA peut réaliser un document indiquant la TVA Collectée et la TVA Déductible du mois en cours. Ce document vient faciliter la réalisation de la déclaration mensuelle de TVA (formulaire CA3). Cette déclaration étant mensuelle, une bonne organisation apporte un gain de temps non négligeable.
- L’enregistrement du chiffre d’affaires réel. Les micro-entrepreneurs et les indépendants paient leurs cotisations sur le chiffre d’affaires. Il est donc important d’intégrer, dans un document, les recettes mensuelles ou trimestrielles. Ce suivi facilite ainsi le renseignement de la déclaration de chiffre d’affaires. Pour les micro-entrepreneurs, les déclarations et les paiements peuvent se faire, depuis début 2019, directement en ligne.
Links Consultants : l’assistant administratif personnel des indépendants
La société Links Consultants est le pionnier du portage salarial en France. Le statut de salarié porté apporte un vrai accompagnement sur les missions administratives. En effet, le portage salarial repose sur des principes simples :
- la réalisation de l’ensemble des missions administratives par les conseillers assistants.
- l’obtention du statut de salarié pour les indépendants, comprenant l’ensemble des avantages.
- la liberté d’entreprendre et de prospecter sa clientèle
- la liberté de choisir ses horaires, son lieu de travail et son organisation personnelle
Cette organisation du travail apporte, aux entrepreneurs, davantage de liberté et de sécurité. Il convient de préciser que le soutien entier dans la gestion administrative fait partie du cœur de métier des sociétés de portage salarial. En effet, ce rôle d’assistant administratif figure dans la Convention Collective du secteur.
Pour en apprendre davantage, nous vous conseillons la lecture de notre article sur les avantages du portage salarial.
