Face aux multiples exigences et tâches en attente, un consultant qui démarre son activité peut rapidement se laisser déborder. Quels sont les moyens d’être à jour de ses obligations sans nuire à l’exercice de son activité ?
Procrastiner, c'est quoi en fait ?
La procrastination définit le fait de repousser à d’autres jours la réalisation de missions, de tâches ou l’envoi de documents. En règle générale, cela se produit pour des obligations jugées non prioritaires par le porteur d’une activité. La procrastination est souvent issue d’une situation d’urgence et peut créer un sentiment de fatigue et d’usure par rapport à son activité. A terme, les missions non réalisées peuvent aboutir à l’abandon de l’activité en plus de mettre en danger juridiquement.
Analysons ensemble les bonnes pratiques professionnelles qui permettent d’éviter la procrastination ou, du moins, d’en atténuer ses effets pervers.
L’empilement de la comptabilité
Le consultant indépendant peut avoir des difficultés à réaliser sa comptabilité. Entre l’enregistrement des pièces comptables, le suivi des prestations non réglées et les éventuelles déclarations de TVA, le travail peut paraître long et fastidieux. Par ailleurs, certains consultants indépendants n’ont pas forcément les connaissances suffisantes pour aborder la gestion des documents fiscaux, sociaux et commerciaux.
Afin d’éviter d’être débordé par sa propre comptabilité, il est préférable d’organiser sa gestion documentaire au mieux. Il est préférable de choisir une organisation où des dossiers vont être uniquement consacrés aux factures de dépenses et de recettes.
Il convient également de bien nommer ses documents commerciaux en fonction de leur date et de leur objet dans l’optique de les trier plus facilement. Il n’y a rien de plus épuisant que de devoir ranger des factures qui datent de plusieurs années en arrière.
Enfin, il est parfaitement possible de s’équiper d’un logiciel dit ERP (Enterprise Ressource Planning) pour gérer à la fois les éventuels stocks, les factures entrantes et sortantes et la production des éléments comptables. Ces logiciels génèrent automatiquement le Bilan, Compte de Résultat et le Journal Comptable pour une activité donnée.
Il convient de noter que la procrastination peut avoir un impact financier quand il s’agit des avis d’imposition portant sur les entreprises. En effet, des sanctions et de pénalités peuvent survenir, ce qui accroît le stress et le sentiment d’être dépassé.
L’accumulation des prestations auprès de la clientèle
Le consultant indépendant peut se trouver dans une situation où un afflux de clients arrive pour demander des prestations à réaliser. Il peut être intéressant de ne pas répondre négativement à une partie de clients au motif de la surcharge de travail. Il est important également que cela ne traduise pas par une annulation de commandes ou un mécontentement de certains clients.
Ainsi, un consultant indépendant peut s’organiser dans le but de faire combiner l’ensemble de ces prestations à réaliser. Une des solutions consiste à séquencer le travail à faire en petites missions. Cela est idéal pour avoir l’impression d’avancer sur une prestation sans que cela prenne trop de temps. Par ailleurs, la réalisation de plusieurs petites missions permet de réaliser des compte-rendus complets aux clients, ce qui ne les laisse pas dans une attente silencieuse.
Il existe des outils numériques permettant de se fixer des tâches à réaliser chaque jour en fonction des projets. Ces outils organisent le travail tout en dégrossissant la prestation globale. Le consultant indépendant n’a plus l’impression de devoir réaliser une mission importante d’un seul bloc mais plutôt plusieurs phases courtes.
Organiser la procrastination
Dans le cas où la gestion quotidienne ne saurait suffire, il est parfaitement possible « d’organiser » sa propre procrastination afin de dégrossir le travail à faire. Explications : Le consultant indépendant peut prendre quelques minutes par jour pour observer les missions en cours de réalisation et qu’il ne prend pas le temps d’assurer. Certaines tâches peuvent sûrement être faites rapidement. En ce sens, le consultant indépendant peut décider de réaliser une seule tâche par semaine pendant plusieurs semaines. Par exemple, tel jour va être dédié au paiement de l’avis d’imposition reçu, tel jour de la semaine suivante est consacré à la déclaration de TVA, etc...
Le consultant indépendant peut également prévoir un classeur où il range l’ensemble des documents en attente. En réalisant un premier classement de ces documents, il gagne du temps dans le traitement futur de ces missions. L’application de ces bonnes pratiques est indispensable pour ne pas sacrifier ses vacances et ses congés en vue de rattraper son retard. Dans ce contexte, la fatigue peut devenir persistante, ce qui aura un impact sur la réalisation de l’activité.
Penser à la solution portage salarial
Certains consultants indépendants font le choix du portage salarial afin de déléguer la gestion administrative de leur activité. Dans un contrat de portage salarial, une société de portage assure l’ensemble des missions et obligations légales moyennant des frais de gestion. Les sociétés de portage salarial disposent de l’expertise interne nécessaire pour assurer, en toute légalité et conformité réglementaire, les missions demandées. Cela permet au consultant de se concentrer uniquement sur son activité et sa prospection commerciale.
