La conduite d’une activité professionnelle suppose une préparation durant les temps et, également, sur les temps « faibles ». Toutefois, ces temps faibles représentent un réel enjeu dans la mesure où de nombreux événements peuvent survenir durant les congés, absences ou autres indisponibilités. Vous êtes un professionnel indépendant et vous souhaitez savoir comment gérer les temps d’indisponibilités ? Notre article fait le point, pour vous, sur les éléments à intégrer.
Indépendants : la question du rythme de travail
Contrairement aux salariés, les professionnels indépendants n’ont pas une rémunération fixe, déterminée par un contrat de travail. Ainsi, leurs revenus vont dépendre exclusivement du niveau de chiffre d’affaires atteint. Dans ce contexte, les temps d’indisponibilités des professionnels indépendants représentent potentiellement une perte de chiffre d’affaires.
Ainsi, de nombreux professionnels indépendants peuvent percevoir ces temps comme une perte préjudiciable. La tentation est alors de supprimer toutes les formes de pauses et de repos. Or, prendre des congés et se mettre en indisponibilité sont souvent nécessaire pour garder toute l’énergie et la motivation.
Un professionnel indépendant doit donc apprendre à mieux appréhender les différents rythmes de son activité.
Les catégories d’indisponibilités
Une indisponibilité peut survenir à différents moments de l’activité professionnelle.
Les congés et vacances
Il s’agit de la forme d’indisponibilité la plus fréquente. En règle générale, les périodes de congés et de vacances vont survenir durant les temps d’activité creuse. Toutefois, les journées et/ou semaines de congés peuvent être positionnées à des moments qui n’arrangent pas les clients. Certaines actions sont alors à mettre en place pour rendre son absence professionnelle indolore pour ses partenaires.
Les arrêts divers
Un professionnel indépendant peut être confronté, comme n’importe quel professionnel, à des arrêts de travail. Cette situation peut survenir à la suite d’une maladie, d’un congé maternité/paternité ou d’un accident du travail.
La crise sanitaire a pu, d’ailleurs, augmenter le volume des indisponibilités. En effet, si le télétravail reste possible pour de nombreux professionnels, la survenue de symptômes a pu empêcher la réalisation des missions.
Toutefois, ces arrêts divers peuvent bouleverser un agenda et provoquer l’annulation de rendez-vous et/ou de commandes. Par ailleurs, les professionnels indépendants ne peuvent pas toujours déléguer le travail à d’autres professionnels contrairement aux salariés.
Les pics d’activité
Enfin, le pic d’activité peut aussi générer une forme d’indisponibilité. Ainsi, un professionnel indépendant doit apprendre à gérer ces moments pour éviter de perdre une clientèle potentiellement intéressée.
Il convient alors d’avoir une vision à long terme et de réfléchir à la modulation des commandes. En effet, il serait préjudiciable de se concentrer sur un client unique et perdre, dans le même temps, un potentiel client proposant un partenariat de longue durée.
L’atout du budget de trésorerie
Comme nous venons de le voir, les professionnels indépendants ont besoin de prendre des congés. Toutefois, ces congés sont dépendants des projets en cours et de la trésorerie disponible. Dès lors, un professionnel indépendant doit apprendre à gérer sa trésorerie afin d’être en capacité de prévoir ses congés sereinement.
Le principe du budget de trésorerie est alors de lister les différentes charges prévisibles au fil des mois d’une période de référence. En contrepoint, un professionnel indépendant doit indiquer le niveau des produits potentiels estimés.
Le budget de trésorerie va permettre de connaître précisément le niveau de trésorerie à l’issue d’une période de congés ou de vacances. Ce document tend à rassurer et permet d’optimiser les flux de trésorerie.
La gestion des indisponibilités et des absences
Gérer ses indisponibilités apporte un réel confort pour soi et pour l’ensemble de ses partenaires. Tour d’horizon de quelques actions à mettre en place.
Organiser les projets
Les projets commandés par les clients reposent, en règle générale, sur un planning précis. Il est nécessaire de respecter les différents délais de livraison. Un professionnel indépendant peut alors s’organiser pour respecter les délais tout en intégrant ses propres périodes d’indisponibilité. Cette action nécessite alors d’accroître sa capacité de travail avant de partir en congé.
Une information à destination des clients est nécessaire pour expliquer et rassurer sur la situation. Ce message doit, évidemment, être envoyé en amont de la période d’indisponibilité.
Prévoir une réponse automatique
En second point, il est fortement recommandé de prévoir une réponse automatique. Cette fonctionnalité est généralement possible sur tous les types de messagerie. Programmer une réponse automatique va alors permettre de donner différents éléments :
- L’information. Le message automatique va venir informer les éventuels partenaires et potentiels clients sur l’indisponibilité.
- Les dates. Les partenaires ont également besoin de connaître le créneau d’indisponibilité. Les dates peuvent être perçues comme acceptables ou non en fonction du degré d’urgence de la demande.
Ce message automatique va permettre d’éviter aux partenaires d’attendre une réponse rapide qui ne viendrait pas.
Programmer les différents règlements
Une indisponibilité peut devenir problématique dans la mesure où elle peut couvrir des périodes où des règlements sont nécessaires. Ainsi, un professionnel indépendant doit éviter de se mettre en difficulté avec des règlements qui interviendraient trop tardivement.
La programmation des différents règlements est facilitée par la conception du budget de trésorerie vu plus haut. Un professionnel indépendant va pouvoir définir les paiements et leurs échéances.
Garder un contact réduit
Afin de mieux gérer ses indisponibilités, certains professionnels décident de conserver une connexion Internet durant leurs congés. Toutefois, cette connexion va être réduite à une portion limitée dans la semaine.
Ainsi, certains professionnels décident de répondre à leurs mails pendant une plage horaire de 2 heures sur toute la semaine. Ces 2 heures vont permettre d’optimiser le travail tout en réduisant l’impact sur ses congés.
Entreprendre sereinement avec le portage salarial
Entreprendre en tant qu’indépendant suppose de penser les multiples facettes de son activité. Il est essentiel d’organiser la totalité de son planning sur des périodes relativement longues.
Dans ce contexte, le portage salarial peut représenter une vraie solution. En effet, un contrat de portage permet de déléguer la gestion administrative aux conseillers experts de la société de portage. Cette dernière s’occupe des différentes formalités et apporte un vrai suivi lors d’absences et d’indisponibilités.
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