Au sein des entreprises, la gestion des mails est devenue un véritable défi. Les salariés se retrouvent confrontés à une tâche sans fin : vider leur boîte de réception. Chaque congé est alors entaché par la crainte de faire face à un déluge de courriels non lus à son retour.
Maîtriser les courriels en entreprise
La problématique des courriels concerne à la fois les salariés et les entreprises dans leur ensemble. Pour ces dernières, préserver l’équilibre entre le temps de travail et la vie personnelle de leurs employés est essentiel pour garantir des performances durables.
Cependant, l’avènement des outils numériques et de la mobilité professionnelle rend la déconnexion de plus en plus difficile.
Pour répondre à cette situation, plusieurs approches peuvent être envisagées :
- Définir des protocoles de communication clairs: instaurer des règles spécifiques sur l’utilisation des courriels, telles que limiter le nombre de personnes en copie, peut contribuer à réduire le flot de messages inutiles. Privilégier d’autres moyens de communication internes plus efficaces, comme Slack, pour les échanges informels peut aussi s’avérer bénéfique.
- Optimiser la gestion des mails avec des outils dédiés : face à la marée de spams et de courriels non pertinents, les filtres anti-spam, les classements automatiques et les outils de recherche avancée peuvent faciliter le tri et la hiérarchisation des messages. La création d’alias pour s’abonner à des services tiers peut également permettre de mieux gérer les courriels professionnels.
- Favoriser une communication concise : une communication écrite claire et concise peut grandement contribuer à réduire le nombre de courriels superflus. Des formations sur l’écriture professionnelle peuvent être proposées pour améliorer les compétences de communication des employés, quel que soit leur niveau d’expérience.
- Gérer la fréquence des connexions: les notifications incessantes sur les smartphones peuvent rendre difficile la déconnexion et encourager une dépendance malsaine. Désactiver les notifications inutiles et prévoir des moments dédiés pour consulter les courriels permettent de préserver une meilleure gestion du temps.
Le consultant en communication est un allié précieux pour les entreprises qui cherchent à maîtriser la gestion des courriels.
Comment gérer les congés avec sérénité ?
Les congés, qui devraient être l’occasion de se ressourcer, sont souvent perturbés par la présence inévitable des courriels professionnels.
Selon le baromètre Ipsos/RingCentral 2023, près d’un tiers des salariés français prévoient de travailler pendant leurs vacances, tandis que pour les dirigeants d’entreprise, ce chiffre grimpe à 41 %. Les mails reçus pendant cette période s’accumulent et deviennent une source de stress en vue du retour au travail.
Pour faire face à cette problématique, certaines entreprises ont adopté des solutions innovantes, telles que le système « Mail On Holiday » en Allemagne.
Ce programme intégré au serveur informatique supprime automatiquement les courriels reçus pendant les congés de l’employé et redirige les interlocuteurs vers d’autres collaborateurs disponibles.
Cette approche vise à garantir une réelle déconnexion pendant les vacances, permettant ainsi aux salariés de revenir au travail avec une meilleure sérénité.
