Le choix d’une boîte mail n’est ni anodin ni secondaire lorsque l’on est un professionnel indépendant. Une adresse mail doit véhiculer, elle aussi, une image professionnelle. Vous souhaitez obtenir des conseils pour le choix de votre messagerie en 2019 ? Cet article fait le point, pour vous, sur la question.
2019 : Les mails en quelques chiffres
Les chiffres mondiaux d’usage des messageries électroniques donnent le niveau d’importance de ce mode de communication.
Ainsi, selon l’étude du cabinet Radicati, le monde compte 3,9 milliards d’utilisateurs des mails pour 293 milliards d’e-mails envoyés chaque jour. La croissance de ces chiffres devraient être de 3 à 4 % par an. Il convient de préciser que ces chiffres n’intègrent pas le spam. Ce type de mails intrusifs vise à faire la publicité de certains produits, dans les meilleurs cas, ou à obtenir des informations personnelles, dans le cas du phishing.
Gmail est actuellement la messagerie qui compte le plus d’utilisateurs avec plus d’1,5 milliards de boîtes mails. Enfin, l’e-mail marketing dispose d’un Retour sur Investissement que les spécialistes évaluent à 4 300 %.
Les fonctionnalités d’une boîte mail
Il existe de nombreuses fonctionnalités différentes entre les hébergeurs de messageries. Il convient d’en connaître les principales afin d’opter pour le meilleur choix.
Le suivi des discussions et des échanges
Certaines boîtes mail proposent de compiler l’ensemble des échanges qui ont le même sujet. En effet, certaines discussions peuvent s’étaler sur plusieurs semaines ou plusieurs mois. En conséquence de quoi, la compilation des différents mails devient un atout réel. Il n’est plus nécessaire de rechercher le fil entier de la discussion pour se remettre dans le contexte.
Par ailleurs, cette fonctionnalité peut se révéler très utile en cas de conflits ou d’incompréhension avec ses clients. L’accès immédiat aux messages antérieurs permet de dissiper rapidement les doutes.
En fonction de son type d’activité, un indépendant peut alors opter pour cette fonctionnalité. Dans certaines situations, les missions vont se réaliser plutôt sur un délai réduit. Cette fonctionnalité perd alors de sa valeur même si elle reste très utile.
Les capacités d’envoi d’une boîte mail
Certaines messageries gratuites se retrouvent rapidement limitées dès lors qu’un envoi conséquent de mails est programmé. Cela peut alors faire perdre un temps précieux au professionnel indépendant.
Avant de choisir sa messagerie, il convient donc de se renseigner sur les capacités réelles d’envoi. Cela dépend de l’activité du professionnel et de sa stratégie de prospection commerciale.
Les capacités de stockage d’une boîte mail
Lorsque l’on exerce une activité entrepreneuriale, les mails des clients peuvent être nombreux. Par ailleurs, les clients peuvent envoyer des documents techniques à la taille conséquente. La boîte mail peut alors rapidement atteindre le maximum de ses capacités de stockage.
En effet, le stockage intègre, tout à la fois, les mails entrants et sortants. L’envoi de documents, de devis, factures comme leur réception représente un poids non négligeable.
Nous conseillons donc d’effectuer, au minimum une fois par an, un nettoyage de la boîte mail. Cela comprend la suppression définitive des mails et des fichiers associés. Il est important de ne pas supprimer n’importe quel mail car cela peut créer des difficultés futures.
Il est tout à fait possible, pour le professionnel indépendant, d’enregistrer certains mails et leurs pièces jointes sur son ordinateur. Pour les documents sensibles et hautement importants, il est également recommandé de les stocker sur un Cloud.
La sécurité de la boîte mail
Un indépendant peut travailler sur des documents sensibles comportant des informations confidentielles. Les échanges réalisés sur sa boîte mail doivent donc être parfaitement sécurisés. Une perte ou un vol de certaines données peut avoir des répercussions préjudiciables, autant pour le professionnel indépendant que pour l’entreprise cliente.
Certaines boîtes mails proposent donc des services de lutte contre le spam et de protection du compte contre les virus. Il s’agit d’un investissement particulièrement utile en milieu professionnel.
Dans la situation où la sécurité du compte est prioritaire, il est conseillé d’éviter les messageries victimes de piratages massifs. En effet, ces problèmes peuvent traduire une incapacité de la messagerie à protéger les comptes de ses utilisateurs.
Les autres fonctionnalités
Certaines boîtes mails peuvent proposer des services complémentaires, parmi lesquels :
- L’aide à la rédaction de mail afin de réduire la durée passée à répondre aux échanges.
- La possibilité d’annuler un envoi de mail (message incomplet, erreur de destinataire, oubli de pièce jointe).
- La création de listes de contacts afin de segmenter plus facilement ses destinataires.
- L’ergonomie de la boîte qui facilite son utilisation.
- La possibilité de demander un accusé de réception aux destinataires.
Ces fonctionnalités secondaires peuvent avoir un réel intérêt en milieu professionnel.
Messagerie : L’importance de l’adresse mail
Une adresse mail comporte beaucoup plus d’informations que l’on pense. En effet, la composition de l’adresse mail peut disqualifier un professionnel indépendant.
Ainsi, lorsqu’un indépendant choisit son adresse mail, il doit éviter les erreurs suivantes :
- Il est essentiel de ne pas utiliser les pseudonymes. L’adresse mail reste un contact professionnel.
- Il convient de réduire, au maximum, les chiffres et autres signes. En effet, plus l’adresse mail est complexe, plus le risque d’erreur de saisie peut devenir important pour le client.
- Le nom de domaine associé doit être celui de son propre site. Les hébergeurs web proposent, en règle générale, plusieurs adresses mails professionnelles lors de l’achat d’un nom de domaine.
Ainsi, une adresse mail idéale permet une identification rapide. Elle se compose de deux parties distinctes, séparées par le sigle « @ ». La première partie, dénommée alias, permet d’identifier le destinataire. La seconde, quant à elle, se rapporte au nom de domaine.
Il est essentiel que l’une ou l’autre partie fasse figurer le nom du professionnel indépendant. Il s’agit, d’ailleurs, d’une stratégie marketing qui permet aux clients de mieux mémoriser le nom du professionnel indépendant. Ainsi, il est possible de privilégier les constructions suivantes :
- prenom.nom @ nom de domaine de la messagerie d’accueil
- contact @ nom de domaine du site de l’indépendant
Ces précautions permettent, tout à la fois, de disposer d’une adresse mail professionnelle tout en évitant les adresses déjà prises. Il convient toutefois de préciser qu’il s’agit ici de solutions payantes puisque cela nécessite l’acquisition d’un nom de domaine. Néanmoins, la gratuité peut, dans certaines situations, mal s’accorder avec une image de marque experte et professionnelle.
