Les différentes exigences comptables, fiscales ou administratives ont démultiplié le volume des documents produits. Leur gestion s’avère, dès lors, indispensable et cruciale pour la sécurité des entreprises. Cette gestion documentaire est souvent déléguée à des tiers experts, spécialistes de ces questions. Vous souhaitez accompagner les entreprises dans leurs missions de gestion documentaire ? Notre article fait le point, pour vous, sur les éléments à connaître.
Gestion documentaire : les étapes de l’accompagnement
La construction d’une offre de service articulée autour de la gestion documentaire doit se structurer en plusieurs étapes clés. Tour d’horizon des points à ne surtout pas négliger.
1. Le cadre légal
L’archivage, le stockage et la conservation des documents professionnels sont des missions strictement encadrées par la loi et les réglementations. Plusieurs articles de loi sont à maîtriser avant de rédiger une offre commerciale. Ainsi, nous pouvons citer les articles suivants :
- La loi du 13 mars 2000. Cette loi encadre les actions de dématérialisation des documents. Si ces derniers passent d’un format papier à un format numérique, leur validité est conditionnée à la qualité de la dématérialisation. En effet, la copie numérique doit comporter toutes les informations essentielles du document.
- L’article 1379 du Code Civil. Cet article date de 2016 et vient compléter la disposition précédente. Avec cet article de loi, les documents électroniques ont une valeur égale aux documents physiques. Cette disposition concerne l'ensemble des documents et données qui n’ont pas de supports physiques. De plus en plus de logiciels viennent créer des documents qui n'existent qu’en format électronique.
- L’article 1367 du Code Civil. Cet article de loi évoque les contours de la signature électronique. En effet, les signatures scannées peuvent être jugées non conformes par un juge et n’avoir aucune valeur légale. La signature électronique vient sécuriser la validation et la signature des documents professionnels.
Une bonne compréhension du rôle et des missions de la CNIL fait également partie des prérequis. Cette organisation, créée en 1978, s’occupe de la protection des données personnelles. Les documents professionnels des entreprises peuvent comporter des informations privées concernant les salariés. Ces documents entrent donc dans le champ d’application des missions de la CNIL.
Par ailleurs, comme dans toute mission en lien avec le volet réglementaire, il est fortement recommandé de réaliser une veille juridique. Ce travail de surveillance des évolutions légales va permettre d’anticiper les changements et préparer son activité en conséquence.
2. Le processus d’archivage
Ce second point va se concentrer sur les méthodes de travail et les outils utilisés par l’entreprise d’archivage. Ainsi, un consultant indépendant qui souhaite travailler sur ces questions doit définir les processus d’archivage qu’il est en mesure de proposer à ses clients.
Dans ce contexte, plusieurs questions doivent se poser sur le format des documents à conserver. Ces documents peuvent être numériques ou physiques. Or, dans le cas de la conservation de documents physiques, le prestataire doit travailler le volet logistique. Ainsi, le stockage et la conservation de documents physiques nécessitent d’appréhender les points suivants :
- Le lieu de stockage. Dans certaines situations, les entreprises décident de stocker leurs documents dans des lieux différents de leurs bureaux. Ce lieu doit être choisi avec soin afin qu’il soit accessible depuis les locaux de l’entreprise cliente.
- Le système de protection. Les documents physiques d’une entreprise ont une valeur réelle. Certains documents, notamment industriels, peuvent même apparaître comme hautement sensibles en raison de leur caractère stratégique. Le système de protection du lieu doit garantir une sécurité optimale contre les intrusions, les vols, les dégradations ou les dégâts naturels.
3. La prise en main de la gestion documentaire
En complément du point précédent, un prestataire en gestion documentaire doit former les salariés de l’entreprise cliente pour une prise en main optimale. Ainsi, stocker les documents ne signifie pas qu’une entreprise ne les utilisera ou consultera plus.
Bâtir une offre de gestion documentaire ne doit pas se limiter aux aspects de sécurité. Il est également nécessaire de prévoir la consultation des différents documents en fonction des usages. Ce point nécessite d’être en mesure de travailler sur deux axes principaux :
- L’organisation du stockage. Les documents, qu’ils soient physiques ou numériques, doivent être triés et rangés selon des catégories précises et compréhensibles. Les membres d’une entreprise doivent donc pouvoir retrouver le document souhaité sans perdre trop de temps.
- Les accès différenciés. Tous les membres d’une entreprise ne doivent pas avoir accès aux documents d’une entreprise de la même manière. Ainsi, un prestataire en gestion documentaire doit être en mesure de sécuriser les accès aux documents en fonction des grades du personnel.
4. Les certifications
Enfin, le métier de gestionnaire des données, également appelé record manager, s’accompagne de plusieurs normes professionnelles. Ces normes sont autant d’outils pour structurer son activité que pour rassurer ses clients sur ses méthodes de travail.
Ainsi, en termes de normes professionnelles traitant du record management, nous pouvons citer :
- La norme ISO 15489. Cette norme concerne directement le métier de record manager et précise les bonnes pratiques à avoir pour la gestion des documents. Il s’agit d’une norme essentielle pour démarrer une activité de gouvernance documentaire.
- La norme NF Z40-350. Cette norme encadre les prestations extérieures en matière d’archivage des documents.
- La norme ISO 14 641-1. Cette norme est davantage technique et propose un cadre en matière de conception de la solution d’archivage.
- La norme NF Z 42-026. Cette norme aborde le sujet de la numérisation des documents et des bonnes pratiques à mettre en oeuvre.
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