Les professionnels indépendants et salariés sont souvent confrontés à un problème récurrent : la procrastination. Problématique à la fois sur la question de l’organisation et de l’efficacité, la procrastination peut submerger un professionnel et le pousser à l’arrêt de travail ou la cessation d’activité. Vous êtes un professionnel indépendant et vous souhaitez adopter des techniques visant à lutter contre la procrastination ? Notre article fait le tour de la question et vous apporte des conseils pratiques à adopter au quotidien.
Les problèmes structurels de la procrastination
La procrastination consiste à repousser à plus tard l'exécution ou la réalisation d’une ou plusieurs missions. Il s’agit, généralement, d’un problème car cela recouvre des tâches qui ne prennent pas nécessairement beaucoup de temps.
La procrastination s’explique souvent par l’application de la loi dite de Parkinson. Cette loi considère qu’un professionnel va toujours pleinement utiliser le temps mis à sa disposition pour réaliser une tâche. Ainsi, si le temps disponible est long, l'exécution du travail va s’étaler sur toute cette durée.
Généralement, c’est dans ce contexte qu’un professionnel va repousser à plus tard certaines missions considérant que le temps restant est suffisant. Si le délai est court, l’exécution va être plus rythmée laissant moins de place à la procrastination.
Par ailleurs, la procrastination peut générer stress et fatigue à partir d’un certain moment. En effet, même les tâches les moins urgentes finissent par le devenir. Or, en ne traitant pas rapidement les demandes, un professionnel accumule du retard. Il se retrouve alors en difficulté dès qu’un surcroît d’activité arrive.
5 méthodes d’organisation pour éliminer la procrastination au travail
Pour éviter d’être submergé par l’ajournement volontaire des missions, il est nécessaire d’appliquer plusieurs méthodes de travail. Tour d’horizon de ce qu’il est possible de faire.
1. Séquencer le travail quotidien
En premier lieu, pour éviter la procrastination, il convient de s’auto-discipliner afin d’organiser son travail et ses missions. Ainsi, un professionnel indépendant peut s’inspirer de la méthode d’organisation AGILE. Cette méthode propose les points suivants :
- Le travail est séquencé en étapes de plusieurs semaines ou mois ;
- A l’intérieur de chaque étape, il s’agit de définir des “sprints” quotidiens ;
- L’état d’avancement est structuré et organisé, permettant une meilleure lisibilité, y compris pour les entreprises clientes.
En séquençant ses missions en sprints quotidiens, un professionnel indépendant va pouvoir savoir immédiatement ce qu’il doit faire chaque jour de telle ou telle semaine. Bannir la procrastination ne signifie pas, pour autant, de travailler sans relâche. Si le travail quotidien est réalisé, il n’y a aucune raison de ne pas “terminer” sa journée.
2. Mettre en place une automatisation des tâches
Au cours de l’activité professionnelle, il existe un certain nombre de tâches (notamment administratives et fiscales) qui demeurent récurrentes. Ainsi, l’enregistrement des factures, la déclaration mensuelle de TVA ou le paiement des cotisations sont des missions qui se répètent d’une période à une autre.
Ainsi, l’objectif du professionnel indépendant va être de produire différents documents (par exemple sur Excel) à l'aide d'un modèle réutilisable. Il convient donc d’analyser ce qui est fait sur ses déclarations mensuelles et ses différentes obligations. En réduisant le temps consacré à ces missions, un professionnel indépendant évite d’être “sous l’eau” et peut les réaliser dans les temps.
Par ailleurs, un professionnel indépendant peut aussi évaluer et tester des logiciels d’automatisation des tâches. Certaines solutions vont permettre de gagner du temps sur certaines missions tout en assurant une conformité légale totale.
3. Établir un planning des commandes
En complément du premier point, un professionnel indépendant doit parfois jongler entre plusieurs commandes et différents clients. Il va alors s’agir d’établir un planning de réalisation pour chacune des commandes. Il convient alors d’éviter d’avoir une surcharge de travail pendant quelques jours et d’être “libre” de toutes missions le reste de la semaine.
En réalisant un planning des différentes commandes, un professionnel indépendant permet de traiter plusieurs commandes en temps et en heure. L’ajout de tâches mineures et annexes ne pose alors plus de problèmes particuliers. En effet, sur certaines commandes, les clients peuvent avoir des demandes additionnelles qu’il est nécessaire de prendre rapidement en charge. Or, en appliquant la procrastination, on réduit de facto la qualité du service rendu.
Ces plannings permettent donc d’optimiser son temps et évitent de repousser certaines obligations à plus tard.
4. Identifier la saisonnalité de l’activité
En règle générale, un professionnel indépendant qui pratique la procrastination va se confronter à deux écueils :
- Il sera dépassé en cas d’accroissement, même temporaire, de l’activité. Ainsi, le travail sera fait trop rapidement et de manière incomplète. Cette situation peut peser négativement sur la satisfaction de la clientèle.
- Il va s’ennuyer lors des périodes de creux. Or, l’ennui au travail, ou bore-out, est une situation qui peut conduire à des formes de dépression. Il ne s’agit pas d’un problème anodin pour une activité entrepreneuriale.
Ainsi, il est nécessaire d’analyser son activité afin de déterminer sa saisonnalité. Ainsi, les périodes d’activité pleine peuvent être consacrées à la réalisation des missions seules. Les temps de creux peuvent être fléchés pour le traitement de la comptabilité, la réalisation de formation ou la veille réglementaire.
5. Recourir au portage salarial
Le portage salarial est un type de contrat ouvert à tous les professionnels, qu’ils soient indépendants, salariés ou retraités. Une société de portage salarial assure l’accompagnement du professionnel sur les prestations suivantes :
- La gestion des documents fiscaux et sociaux ainsi que leur production ;
- Le traitement des missions administratives et comptables ;
- La sécurisation juridique des partenariats commerciaux ;
- L’accompagnement pour les factures clients impayées.
Par ailleurs, certaines sociétés de portage salarial, comme Links Consultants, peuvent proposer des formations pour structurer son activité et monter rapidement en compétences. Links Consultants dispose également de partenariats avec des sociétés de travail temporaire pour fournir des missions régulières à leurs consultants. L’aide à la prospection ne fait pas partie des obligations des sociétés de portage, mais représente toutefois une mission chronophage.
